Уникальные учебные работы для студентов


Организация регистрации документов в организации курсовая

В последнее время получила развитие факсимильная связь, которая обеспечивает скорость доставки документов адресатам. Факсограммы обязательно должны регистрироваться сотрудниками, отвечающими за регистрацию остальных документов.

Нужно отметить, что для этой категории документов имеет значение фиксация несколько иных сведений, например, времени отправки и приема документа, номера телефона исполнителя, данных об отправителе и др. Журнальная форма регистрации используется тогда, когда необходимо регистрировать документы строгого учета, например конфиденциальную документацию, документы организация регистрации документов в организации курсовая образовании аттестаты, дипломыдокументы, фиксирующие акты гражданского состояния, удостоверяющие что-либо, и т.

При использовании журнальной регистрации обеспечивается лучшая сохранность сведений о организация регистрации документов в организации курсовая. В современной управленческой практике журналы для регистрации документов целесообразно применять, если объем документооборота невелик порядка 500 документов в год.

При значительных объемах документооборота журнальная форма регистрации имеет ряд существенных недостатков: Журнальная форма предполагает запись данных о документах по порядку, то есть только в хронологической последовательности. Основным признаком для поиска документов становится дата их поступления или регистрационных номер. Поэтому поиск нужных сведений ведется путем постраничного просмотра всех записей, что требует значительного времени.

Еще более затруднено наведение перекрестных справок, когда нужно получить информацию о нескольких документах или найти все документы, касающиеся решения одного вопроса.

Нарушается принцип однократности регистрации. При передаче документа из одного структурного подразделения например, организация регистрации документов в организации курсовая канцелярии в другое неизбежна повторная регистрация, так как сведения о документе нужны во всех структурных подразделениях, через которые проходит документ.

При большом количестве поступающих и отправляемых документов значительно увеличивается время регистрации, так как при журнальной форме регистрацией может заниматься только один работник.

Это замедляет скорость обработки документов, приводит к увеличению трудозатрат. Значительно затрудняется контроль за сроками исполнения документов. Для того чтобы выявить документы с истекающими сроками исполнения, порой нужно просмотреть многочисленные записи в журнале.

Поэтому на контролируемые документы дополнительно заполняются контрольные карточки, из которых формируется контрольная картотека. Таким образом, также происходит дублирование процесса регистрации. С помощью копировально-множительной техники создание регистрационных карточек можно облегчить путем копирования верхней части первого листа документа, где размещены основные сведения о нем: Для визуального различения регистрируемых групп документов организация регистрации документов в организации курсовая регистрационные формы могут наноситься цветовые коды — маркером по верхнему краю; ручные регистрационные карточки могут изготавливаться также на картоне различных цветов и различным организация регистрации документов в организации курсовая.

Регистрационная карточка имеет лицевую и оборотную стороны. Лицевая сторона предназначена для регистрации входящих документов, оборотная — исходящих и внутренних. При регистрации писем-ответов сведения о них заносятся на оборотную сторону карточки, которая уже использовалась для регистрации входящего письма.

В настоящее время форма карточки, ее размер, необходимые реквизиты их расположение определяются самой организацией. Примеры карточек приведены в Приложении 4. Количество экземпляров регистрационной карточки определяется организацией. Оно зависит от централизации ведения делопроизводства, количества исполнителей документа, количества справочных карточек и т.

Как правило, требуется три экземпляра карточек: Если исполнителей документа больше или справочные картотеки формируются не только по месту регистрации, количество карточек увеличивают. Карточная форма регистрации документов имеет несомненные преимущества перед журнальной: Обеспечивается реализация принципа однократности регистрации документа. Можно одновременно изготовить необходимое количество карточек и передать их по назначению: В отличие от неподвижно скрепленных листов журнала, карточки можно располагать в любой последовательности.

Сколько стоит написать твою работу?

Карточная система позволяет сразу передать один экземпляр карточки в сроковую контрольную картотеку. Таким образом, отпадает необходимость создания специального массива карточек, предназначенного исключительно для ведения контроля за исполнением документов.

Автоматизированная электронная форма регистрации документов Автоматизированная электронная форма регистрации документов ведется с помощью специального программного обеспечения, которое устанавливается на персональные компьютеры или на сервер персональных компьютеров, объединенных в сеть.

При использовании автоматизированной формы регистрации сведений о документе вводится в организация регистрации документов в организации курсовая регистрационно-контрольную карточку, сохраняемую в базе данных. Совокупность реквизитов и вид регистрационно-контрольной карточки в разных программных системах могут быть разными.

Одновременно может изготавливаться один экземпляр регистрационной формы в качестве страхового массива печать регистрационно-контрольной карточки. Автоматизированная форма регистрации в настоящее время широко применяется во многих организация регистрации документов в организации курсовая, так как она имеет ряд существенных преимуществ по сравнению с журнальной и карточной формами регистрации, а именно: Организация может самостоятельно разработать программу для регистрации документов, но чаще всего используются готовые программные продукты, автоматизированные системы документационного обеспечения управления АСДОУпозволяющие автоматизировать всю работу с документами, начиная с создания проекта или организация регистрации документов в организации курсовая документа и заканчивая завершением исполнения или отправлением документа в другую организацию.

При регистрации в данной системе формируется регистрационно-контрольная карточка РКв которую заносятся сведения о документе, и организация регистрации документов в организации курсовая регистрационный номер в соответствии с заданным шаблоном.

РК содержит полный набор реквизитов, предусмотренных стандартами российского делопроизводства. Для отражения ведомственной или отраслевой специфики состав полей РК может быть расширен за счет дополнительных реквизитов.

Для этого при регистрации документов на первых листах или на отдельных чистых листах листах-разделителях печатается назначаемых системой уникальный штрих-код. В процессе сканирования и распознавании система анализирует штрих-код и обрабатывает отсканированные документы в соответствии с указанной в нем информацией. В результате электронные образцы документов, полученные в заданном формате, автоматически прикрепляются к соответствующим РК. Кроме этого каждый пользователь может вести список стандартных текстов, используемых при заполнении полей, информация в которые вводится с клавиатуры.

Также для каждой группы документов могут быть заданы значения реквизитов, которые будут помещаться в поля РК автоматически по умолчанию. Существует возможность создания связок между РК документов ссылок на РК других документов в системе, что позволяет пользователю при работе с документом получить полную информацию по истории вопроса.

К РК могут прикрепляться файлы документов как текстовые файлы, так и образцычто обеспечивает возможность работы с системой не только персонала службы ДОУ, но и должностных лиц выполняющих содержательную работу по исполнению документов.

Организация регистрации документов

Файлы документов при регистрации могут быть защищены сертифицированными средствами ЭЦП. Одна из функций службы делопроизводства заключается в обеспечении быстрого поиска данных о том, где находятся нужные документы, как продвигается ход исполнения конкретного документа или в каких документах можно найти те или иные необходимые для работы сведения.

Этим целям служат информационно-справочные картотеки, сформированные из регистрационно-контрольных карточек, содержащих совокупность данных о документах.

Ручные справочные картотеки представляют собой ящик или несколько ящиковв котором в организация регистрации документов в организации курсовая порядке размещаются регистрационные карточки, накапливаемые в течение года. При организации картотек используются различные схемы их построения в зависимости от структуры учреждения или предприятия, степени организация регистрации документов в организации курсовая справочной работы, характера запросов, их частоты и других факторов.

Справочных аппарат должен наиболее полно и разносторонне раскрывать содержащуюся в документах информацию, обеспечивать оперативных поиск документов и быстроту получения запрашиваемых сведений. Карточки в картотеке располагаются по группам рубрикам в зависимости от целей поиска.

Группы карточек отделяются друг от друга разделителями, на которых надписываются названия рубрик. Систематизация карточек производится по определенным принципам, выбор которых зависит от работы с документами конкретной организации.

Систематизация по структурному принципу предполагает, что рубрики картотеки соответствуют структуре организации или учреждения.

Названиями рубрик будут являться названия структурных подразделений. Систематизация может проводиться и по вопросам деятельности организации, которые в таком случае и будут названиями рубрик. Такая схема чаще всего используется в небольших фирмах при централизации справочной работы.

Организация регистрации документов на предприятии

Номинальный принцип — это расположение карточек в соответствии с видами и разновидностями документов. Рубрики в этом случае будут иметь названия: По предметно-вопросному принципу карточки располагаются в соответствии с содержанием документов.

В каждую рубрике группируются карточки по определенному вопросу деятельности предприятия или структурного подразделения. Корреспондентский принцип предполагает расположение карточек по рубрикам, соответствующим определенным корреспондентам или группам корреспондентов.

В соответствии с хронологическим принципом карточки располагаются в картотеке по датам поступления. Отправления или исполнения соответствующих документов. Алфавитный принцип чаще всего используется при построении картотек по письмам и заявлениям граждан. Карточки в таких картотеках располагаются в организация регистрации документов в организации курсовая порядке по первым буквам фамилий заявителей. Как правило, при разработке схемы построения информационно-справочных картотек используется не один, а несколько принципов.

Рубрики картотек могут делиться на организация регистрации документов в организации курсовая. Порядок расположения карточек внутри рубрик может производиться по алфавиту, подчиненности, степени важности и т.

Организация регистрации документов на предприятии

Сочетание различных принципов формирования справочных картотек дает возможность глубже раскрывать состав и содержание зарегистрированных документов, что облегчает задачу их поиска или наведения справок. Основой для построения картотек может служить номенклатура дел предприятия или структурного подразделения.

Если рубрики соответствуют статьям организация регистрации документов в организации курсовая, то сохраняется такая же последовательность их расположения.

Часто справочная картотека делится на две части: Первая часть служит для поиска данных о документах в процессе их исполнения, вторая — используется для поиска исполненных документов, например по определенному вопросу.

Аналогично целесообразно формировать и машинные базы данных. Количество картотек и схемы их построения в разных организациях различны. Чтобы не потерять порядок номеров при ведении карточной системы регистрации, службой ДОУ обычно применяются дополнительные рабочие таблицы — шахматки для отметок об уже использованных порядковых регистрационных номерах.

VK
OK
MR
GP