Уникальные учебные работы для студентов


Дипломная на тему организация работы с документами

Организация работы с документами

Иркутск 2011 Аннотация Курсовая работа написана на 34 страницах, содержит 5 рисунков, 2 таблицы, состоит из введения, двух глав, заключения, списка использованной литературы из 20 источников и приложений. Документооборот и принципы его организации 1. Эти документы в целом составляют документооборот. Документооборот делится на документопотоки: Опорой стала книга Большакова Н.

Документы обеспечивают информационную поддержку принятия управленческих решений на всех уровнях и сопровождают ведение всех бизнес-процессов. Документооборот — это непрерывный процесс движения документов, объективно отражающий деятельность предприятия и позволяющий оперативно управлять. Документооборот — это движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, отправки или сдачи в. Организация документооборота — это правила, в соответствии с которыми происходит движение документов в учреждении.

Документооборот является важным звеном делопроизводства, дипломная на тему организация работы с документами как определяет не только инстанции движения документов, дипломная на тему организация работы с документами и скорость этого движения. Основными характеристиками документооборота являются маршрут движения, который включает все инстанции на пути движения документа от создания черновика или от получения до подшивки в дело, и время, затрачиваемое на прохождение документов по этому маршруту.

Отсюда главное правило организации документооборота — оперативное прохождение документа по наиболее короткому и прямому маршруту с наименьшими затратами времени.

  1. При обозначении точной календарной даты указываются число, месяц и год, или год, месяц и число.
  2. В графе 2 располагаются в определенной последовательности заголовки дел. Дела временного хранения до 10 лет включительно подлежат частичному оформлению.
  3. Эти коммерческие организации никому не подведомственны, поэтому для них разработанные федеральными органами перечни не являются нормативными документами. Общее методическое руководство в области архивного дела в России осуществляет Федеральное архивное агентство Росархив , которое находится в ведении Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации.
  4. Нормативно-методическая база ДОУ — это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих правила и технологию создания документов, их обработки, использования в текущей деятельности и хранения, а также деятельность службы делопроизводства в организации. По мнению документоведов, среди недостатков...
  5. Маршрут движения входящих документов зависит и от принятой в учреждении технологии работы с документами. При работе с документами ежедневно приходится решать большой комплекс вопросов, связанных с регистрацией входящих, исходящих и внутренних документов, с подписанием, согласованием, отправкой, формированием их в дела, определением сроков хранения, передачей в архив либо уничтожением.

Кроме того, при организации движения документов необходимо выполнение следующих правил принципов: Соблюдение этих правил позволяет реализовать основной организационный принцип службы делопроизводства: Кроме того, соблюдение этих правил позволяет улучшить документационное обеспечение аппарата управления за счет: Под документопотоком потоком документной информации понимается сложившееся или организованное в пределах информационной системы движение данных в определенном направлении, при условии, что у этих данных общий источник и общий приемник.

Документопотоки различают по направлению и по отношению к управленческому объекту. По направлению выделяют горизонтальные потоки, связывающие организации одного уровня управления, и вертикальные восходящие и нисходящиесвязывающие организации различных уровней, например, руководящий орган власти и подчиненные ему учреждения и организации, центральный офис фирмы и дочерние фирмы и филиалы. Восходящие потоки — это входные документы, получаемые вышестоящей организацией от подчиненных организаций исходящие документы подчиненных организаций, направляемые в вышестоящие инстанции.

Нисходящие потоки дипломная на тему организация работы с документами это документы, направляемые вышестоящими органами власти и управления подчиненным организациям. По отношению к управленческому объекту выделяют входящий, исходящий и внутренний документопотоки. Они тесно взаимосвязаны, так как информация поступивших документов используется для подготовки внутренних исходящих ответных и т.

Входящий документопоток любой организации складывается из: В состав этих документов входят директивные указания, нормативные и методические акты, которые являются основанием для руководителей в организации производственной, управленческой, технической, экономической, социальной иной деятельности. По видовому составу к этим документам относятся: По видам документов этот поток состоит из отчетов о финансовой, хозяйственной, социальной, управленческой деятельностиинициативных докладных записок, писем, актов; документов от несоподчиненных организаций, направляемых с целью согласования совместных действий или побуждения к ним, с целью консультирования, получения информации.

Исходящий документопоток состоит из документов, создаваемых в данной организации и отправляемых за ее пределы. Исходящие дипломная на тему организация работы с документами создаются в ответ на поступившие дипломная на тему организация работы с документами или устные запросы или как инициативные документы, требующие или не требующие ответа.

  1. Происхождение этих документов совпадает со сферой их применений. К внутренним относятся организационные документы, определяющие задачи, функции организации в целом, а также ее структурных подразделений, компетенцию, права и обязанности должностных лиц, правила выполнения отдельных видов деятельности.
  2. Запрещается подшивать в дело неисполненные документы, разрозненные экземпляры документов, документы, подлежащие возврату, дублирующие документы.
  3. Документы и документооборот коммерческой организации. Инструкция по делопроизводству является нормативным до-кументом, регламентирующим организацию, правила, приемы и процессы создания документов, порядок работы с ними.
  4. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически переданных принятых дел, проставляются подписи сотрудников, осуществляющих прием-передачу чисел, указывается дата.

Инициативные документы всегда значительно превышают группу ответных документов. Мотивы дипломная на тему организация работы с документами исходящих документов диктуются направлениями деятельности организации и ее информационными запросами. В дипломная на тему организация работы с документами документопотоке выделяется группа распорядительных при условии, что организация имеет подведомственные организации информационных документов коммуникативных — письма, докладные, обзоры, справки, отчеты, договоры, документы по их выполнению.

Внутренний документопоток составляют документы, создаваемые используемые в самом аппарате управления, не выходящие за его пределы. Происхождение этих документов совпадает со сферой их применений. Внутренний поток обеспечивает целенаправленное решение управленческих задач в пределах одного учреждения, организации. К внутренним относятся организационные документы, определяющие задачи, функции организации в целом, а также ее структурных подразделений, компетенцию, права и обязанности должностных лиц, правила выполнения отдельных видов деятельности: Функции оперативного регулирования деятельности учреждений выполняют распорядительные документы, издаваемые руководством: Самостоятельные группы внутреннего документопотока составляют протоколы и акты, плановые и отчетные документы, документы по учету материальных и денежных средств, оборудования, личного состава и т.

В аппарате управления не рекомендуется вести внутреннюю переписку между должностными лицами и структурными подразделениями, вместо нее должны использоваться бездокументные способы обмена информацией телефон, переговоры. Однако на практике внутренняя переписка широко распространена. Она оформляется докладными служебными и объяснительными записками, рапортами. Каждый документопоток имеет достаточно стабильный маршрут движения, который зависит от состава и содержания документов, степени регламентации функций руководителей и структурных подразделений, распределения обязанностей между руководителями и от принятой в организации технологии работа с документами.

Стереотипные маршруты движения свойственны входящим документам, что определяется их адресованием. Входящие документы образуют три направления движения: Соотношение этих потоков неравномерно: Ожидание рассмотрения документов руководством является потерянным временем, удлиняет путь документа к исполнителю.

Маршрут движения входящих документов зависит и от принятой в учреждении технологии работы с документами. Например, процесс регистрации распадается на два этапа: Таким образом, технология регистрации документов увеличивает время движения документа от получения до исполнителя.

Если в организации принято регистрировать документы дипломная на тему организация работы с документами, то есть на уровне структурных подразделений, то потери времени из-за нерациональных остановок в движении документа еще более ощутимы.

Исходящий документопоток, как правило, пронизывает всю управленческую структуру. Как инициативные, так информационные документы готовят специалисты в структурных подразделениях. Маршрут движения этих документов зависит от количества инстанций согласования, визирования и подписания документов, а также от принятой технологии перепечатки текста, регистрации и отправки документов. Наиболее нерегламентированными являются маршруты движения внутренних документов.

Причем в этом потоке движение распорядительных документов, как правило, упорядочено, а подготовка всех остальных документов не имеет регламентированных маршрутов и влечет наиболее ощутимые потери времени на прохождение документов. Основываясь на данных, характеризующих документопотоки, служба делопроизводства может разрабатывать наиболее целесообразные, оптимальные маршруты движения дипломная на тему организация работы с документами.

Номенклатура дел — это систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. В номенклатуру дел включаются все документы, образующиеся в деятельности предприятия, кроме технической документации и печатных изданий. При составлении номенклатуры дел предприятиям необходимо учитывать требования к номенклатуре дел, содержащиеся в Государственной системе документационного обеспечения управления.

Основных правилах работы ведомственных архивов, перечнях документов с указанием сроков хранения. Номенклатура дел предприятия разрабатывается специалистом, ответственным за организацию работы с документами.

Номенклатура дел уточняется в конце каждого календарного года, перепечатывается, рассматривается и утверждается руководителем предприятия, вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

Если учредителем данного предприятия является государственное предприятие, сдающее документальные материалы в Центральный государственный архив народного хозяйства РФ ЦГАНХто номенклатура дел согласовывается с его ведомственным архивом и после одобрения экспертной комиссией направляется на дипломная на тему организация работы с документами с Центральной экспертно-проверочной комиссией ЦГАНХ.

Диплом Документооборот в организации

Ведомственный архив госпредприятия осуществляет контроль за составлением использованием номенклатуры дел, за формированием и оформлением дел, в учрежденном им предприятии. Номенклатура дел дочернего предприятия визируется лицом, ответственным за организацию делопроизводства, подписывается заместителем директора, утверждается руководителем предприятия.

  • К сожалению, в настоящее время документационное обеспечение деятельности российских предприятий осуществляется в основном стихийно, не принимая во внимание существующую нормативную базу и богатый опыт совершенствования ДОУ, накопленный в России за последние 175 лет [35,стр;
  • Гражданский кодекс РФ ч;
  • Документы и документооборот коммерческой организации;
  • Исходящий документопоток, как правило, пронизывает всю управленческую структуру;
  • Не следует смешивать децентрализованную форму организации делопроизводства, при которой делопроизводственные операции выполняются в различных структурных подразделениях учреждения, с организационной структурой службы делопроизводства, имеющей специализированные подразделения:

Заголовками разделов номенклатуры дел являются наименования подразделений, расположенные в соответствии с утвержденной структурой и штатным расписанием предприятия. При составлении заголовков дел следует учитывать, что: Заголовки дел в процессе формирования дел могут дипломная на тему организация работы с документами.

Состав заголовка дела образует следующие элементы: В заголовках дел, предназначенных для группировки документов одной разновидности, эта разновидность указывается во множественном дипломная на тему организация работы с документами.

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу вопросам она ведется. В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не перечисляются, а указывается их общее видовое название.

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период времени месяц, квартал, год на за который составлены документы, вид документа план, отчет и автор. В наименованиях дел, содержащих организационно — распорядительные документы, указывается вид документа и автор, например: В номенклатуру дел предприятия также включаются справочные картотеки, журналы учета документов.

Номенклатура дел предприятия должна составляться в последнем квартале предшествующего года на новый календарный год по установленной форме. В графе 2 располагаются в определенной последовательности заголовки дел.

Документационное обеспечение предприятия (на примере ООО "АРМТрубоПласт-Юг")

Порядок расположения заголовков внутри разделов и подразделов определяется важностью документов, входящих в. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию, далее — содержащих плановые и отчетные документы, затем остальные заголовки в порядке убывания сроков хранения документов.

По окончании календарного года к номенклатуре дел составляется итоговая запись о количестве заведенных дел отдельно постоянного и временного сроков хранения. Основанием для группировки документов по номинальному признаку служит название их разновидности. При формировании документов в дела по предметно-вопросному признаку за основу берут их содержание. Авторский признак предполагает группировку в дела документов одного автора.

  • Далее в работе был разработан общий план внедрения системы на предприятии, оценены преимущества и недостатки внедряемой программы, а также рассчитан экономический эффект от внедрения системы, в который входят затраты на внедрение, экономия от внедрения, а также сроки окупаемости;
  • В эту категорию включены документовед, помощник руководителя, референт, редактор, архивист, инспектор, секретарь коллегии, корректор.

Для группировки переписки используется корреспонденский признак. При этом в заголовке дел указывается корреспондент, с которым ведется переписка, раскрывается содержание вопроса.

  • Правовые условия использования электронной цифровой подписи в электронных документах, при соблюдении которых электронная цифровая подпись признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе, создает Федеральный закон от 10;
  • Служба документационного обеспечения или лицо, ответственное за документацию, учитывают и обобщают данные о ходе и результатах исполнения документов в сроки, установленные руководителем, но не реже одного раза в месяц;
  • Общий отдел - это служба по работе с документами в исполнительных органах власти и исполнительных структурах мэрии, префектуры, муниципалитеты местного самоуправления;
  • Ежегодно уточняется, утверждается руководством организации и вводится в действие с 1 января следующего года.

Объединение в одном деле документов нескольких корреспондентов осуществляется по географическому признаку. Группировка документов за какой-либо определенный период осуществляется по хронологическому дипломная на тему организация работы с документами. Планово-отчетные документы группируются в дела по номинальному. Дела дипломная на тему организация работы с документами в соответствии с номенклатурой дел предприятия.

В дело должны помещаться документы, которые своей содержательной частью соответствуют заголовку дела. При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования: Каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями государственных стандартов и других нормативных актов.

В дело группируются документы одного календарного года, кроме переходящих дел например, личные дела, не закрывающиеся при окончании календарного года. Дело должно содержать не более 250 листов, при толщине не более 4-х сантиметров. Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления присоединяются к документам, к которым они относятся.

Документы в деле должны располагаться в определенном порядке: Запрещается подшивать в дело неисполненные документы, разрозненные экземпляры документов, документы, подлежащие возврату, дублирующие документы.

Сложились определенные правила группировки документов в дела по видам и хронологии. Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу; подлинные экземпляры приказов по основной деятельности систематизируются и подшиваются в дела вместе с приложениями в порядке их номеров.

VK
OK
MR
GP